Stappen bij het controleren van de administratie

Wil jij jouw administratie gaan aanleveren bij jouw accountant? Controleer dan eerst deze stappen voordat je het verstuurt. In dit artikel lees je hoe je in tien stappen jouw administratie controleert, voordat je het op kunt sturen naar jouw accountant. Lees dus verder als je benieuwd bent naar hoe je dit kunt doen. 

Print de balans en resultatenrekening

Begin met het uitdraaien van de balans en de resultatenrekening. Deze cijfers kun je controleren met de onderliggende stukken. In de volgende stappen die we gaan bespreken wordt er uitgelegd wat we precies bedoelen met ‘de onderliggende stukken’.  Wanneer je hier nog vragen over hebt, kun je altijd contact opnemen met een accountant voor in de transport, zoals Doomen & Quist.

Check het bank- en kassaldo

Pak de bankafschriften van de bank erbij en controleer of het saldo wat je daar ziet overeenkomt met het saldo op de grootboekrekening van de betreffende bank die op de balans vermeld staat. Precies hetzelfde geldt ook voor het kassaldo. Check of wat er in het kasboek staat ook overeenkomt met het saldo op de grootboekrekening van de kas. Deze grootboekrekening staat als het goed is vermeld op de balans.

Openstaande crediteuren en debiteuren 

Print een openstaande debiteuren- en crediteuren voorraadlijst uit. Check even of het saldo van de lijsten overeenkomst met het saldo van de grootboekrekening die staat vermeld op de balans. Loop vervolgens de lijsten even door op bijzonderheden. Denk hierbij aan bedragen die eraf gaan en aan oudere posten. Ga voor jezelf na of het terecht is dat de betreffende post nog op de lijst voorkomt. 

Controleer de schulden die op de balans staan

Wanneer je vorderingen of schulden op de balans hebt staan, is het verstandig om even na te gaan of deze terecht zijn. Controleer bij een langlopende vordering/schuld of het saldo overeenkomt met het aflossingsschema of hetgeen wat in de overeenkomst vermeld staat. Check daarnaast of de ontvangen/betaalde rente juist en volledig is geboekt in jouw administratie. Ook moet je de rente over het hele jaar over controleren. Je ziet hier als het goed is twaalf maandelijkse termijnen terugkomen. Zie je hier maar elf termijnen? Dan is één termijn waarschijnlijk verkeerd geboekt. 

De administratie periodiek controleren

Het advies is om jouw administratie periodiek (bijvoorbeeld per kwartaal of maandelijks) te controleren. Je kunt jezelf wel voorstellen dat als er iets in januari niet klopt, het moeilijk is om dit in december te achterhalen. Heb je vragen over het controleren van jouw administratie? Dan ben je bij Doomen & Quist aan het juiste adres.