Alles wat je moet weten over de loonadministratie

Wanneer je een kleinere organisatie hebt dan is het doen van de loonadministratie prima te doen als het goed is. Als je als organisatie meer dan vijftig medewerkers krijgt dan wordt het waarschijnlijk tijd om verschillende processen binnen HR te gaan optimaliseren. Ook de loonadministratie hoort daarbij. Loonadministratie is de administratie rondom de betalingen aan je medewerkers. Dit is het salaris, maar ook de reiskosten vergoeding, de vakantietoeslag en de bonussen die eventueel uitgedeeld worden. Je medewerkers zien dit terug op de loonstroken en de jaaropgaven.

Wanneer?

Maar wanneer moet je dan de loonadministratie bijhouden? Dat moet al vanaf het moment dat je een betaalde medewerker in dienst hebt. Ook wanneer je als werkgever inhoudingsplichtig bent moet je dit bijhouden. Dit ben je automatisch als je zorg draagt voor het inhouden van de belasting op loon, een uitkering of een pensioen. Je draagt dit voor je medewerkers af aan de belastingdienst. Let op dat je je ook houdt aan de fiscale bewaarplicht. De bewaarplicht is zeven jaar, ook wanneer je voor die zeven jaar stopt met je bedrijf.

Waarom?

Je houdt dus de administratie bij voor niet alleen jezelf, maar ook de belastingdienst en je medewerkers. Het is als eerste handig om te zien voor de onderneming wat eruit gaat aan loonkosten. De medewerkers kunnen dit zelf zien op hun loonstrook en later ook op de jaaropgave. Ook doe je het voor de fiscus, want die ziet door het personeelsbestand hoeveel je betaalt, hoeveel loonheffing er is en hoeveel premie je moet afdragen. Je bent in Nederland verplicht om dit allemaal bij te houden. Je kan ervoor kiezen om dit zelf te doen, maar je kan het ook uitbesteden.

Bijhouden

Hou je het zelf bij? Dan is het aan te raden om hier een handige excel sheet voor te maken. Je moet dit dan handmatig invoeren, dus wanneer je veel medewerkers hebt is dit misschien niet de ideale optie. Je kan er ook voor kiezen om een software te gebruiken die speciaal ontwikkeld is voor de loonadministratie. Je maakt zo minder fouten en je kan vaak alles makkelijk terugzien.