Heb ik een geheimhoudingsverklaring nodig?

verklaring ingezet om het concurrentievoordeel van je bedrijf veilig te stellen en om vertrouwelijke informatie binnen de organisatie te beschermen. Dat kan van alles zijn van vertrouwelijke financiële cijfers, intellectueel eigendom, technische informatie, lijsten van klantgegevens, auteursrechten en uitvindingen. Er zijn allerlei redenen om een document van geheimhouding op te stellen. Met een verklaring tot geheimhouding leg je voor de betrokken partijen vast wat de rechten en plichten zijn met betrekking tot een eventuele samenwerking. In dit artikel leggen we je uit wat er nou precies in zo’n verklaring moet staan en of en wanneer je die verklaring nodig hebt.

Wat is een geheimhoudingsverklaring?

Een geheimhoudingsverklaring is simpelweg een overeenkomst tussen 2 of meer partijen waarin ze afspraken maken over het geheim houden van vertrouwelijke informatie en zeggen ze toe om de betreffende informatie met niemand anders te delen. Dat gaat verder dan het gesproken woord. De ontvanger van de informatie stemt er ook mee in om de informatie die hij/zij ontvangt niet zonder toestemming te kopiëren, aan te passen of te gebruiken voor eigen doeleinden. Eigenlijk zeg je met een geheimhoudingsdocument: “Psst ik heb iets gaafs te vertellen, kun je een geheimpje bewaren? Niet verder vertellen hoor!” Als bedrijf of ondernemer voorkom je daarmee dat informatie die voor jou van belang is en niet voor anderen bestemd is niet zomaar op straat komt te liggen. Stel je voor dat iemand het recept van Coca-Cola wereldkundig maakt. Daar wordt niemand bij het bedrijf blij van en dat kan zomaar het einde van een imperium betekenen. Je kunt met zo’n document dan ook een hoop problemen voorkomen en je bedrijfsvoering en bedrijfsgeheimen beschermen.

Wanneer gebruik ik een verklaring?

Misschien denk je nu, mijn bedrijfsgeheimen zijn niet zo waardevol als het recept van Coca-Cola, dus het zal zo’n vaart niet lopen, maar daar kun je je flink in vergissen. Stel bijvoorbeeld dat een salesmedewerker zijn baan opzegt en voor zichzelf begint met als basis een training waar jij al jouw ziel en zaligheid in hebt gestoken. Dat is geen fijne gedachte toch? Daarom kun je het beste een geheimhoudingsverklaring gebruiken als je vertrouwelijke en niet openbare informatie gaat delen met anderen en het voor jou belangrijk is dat de informatie binnenskamers blijft. We noemen een aantal situaties waarbij het essentieel is om een verklaring van geheimhouding te tekenen.

Geheimhoudingsverklaring bij bedrijfsovername en investeringen

Met een geheimhoudingsverklaring hou jij de financiële, fiscale, juridische gegevens veilig als je die bespreekt met een overname kandidaat of een mogelijke investeerder in je organisatie. Dat is zeker handig als de deal uiteindelijk toch niet door gaat.

Inzage personeel en inhuur opdrachtnemer

Een geheimhoudingsverklaring zorgt er ook voor dat personeel en mensen die je inhuurt voor een opdracht geen gevoelige informatie en bedrijfsgegevens mogen delen. Dat kan zijn om jezelf te beschermen maar ook om gevoelige informatie van klanten veilig te stellen.

Een geheimhoudingsverklaring hoeft niet lastig te zijn om op te stellen. Er zijn genoeg voorbeelden beschikbaar en met een beetje hulp van een expert maak je eenvoudig een verklaring op maat.

Rocket Lawyer – Juridische Zaken Makkelijk Gemaakt